10 правил, що допоможуть взяти електронну пошту під контроль

Не знаю, як для вас, а для мене порядок у електронній пошті означає порядок в роботі та в голові. Якщо організація мейлів дається вам непросто, то ця стаття для вас, бо її мета – допомогти вам навести лад у електронній скриньці та підтримувати її у порядку, використовуючи правильний підхід до роботи з поштою. Для цього достатньо дотримуватись наступних 10 правил.

1. Працюйте з усіма своїми повідомленнями у одному місці

Це означає, що ви більше не повинні логінитись у 5+ різних поштових аккаунтах. Ваша мета – просто зайти в одне місце і побачити там усі свої повідомлення. Для цього я рекомендую використовувати Gmail або поштовий клієнт на кшталт Thunderbird. Отож перший крок – створити новий Gmail аккаунт або завантажити Thunderbird.

2. Переадресуйте усі свої поштові скриньки на новий аккаунт

Налаштуйте переадресацію повідомлень з усіх ваших e-mail адрес на новий Gmail аккаунт або у Thunderbird.

3. Видаліть усі повідомлення, яким більше року

Погодьтесь, якщо лист був надісланий вам більше року тому, то інформація у ньому швидше за все вже неактуальна. Тому сміливо виділяйте такі повідомлення та тисніть кнопку “Видалити”. Повідомлень у вашій електронній скринці одразу стане набагато менше.

4. Відпишіться від усього, що вам більше не цікаво

Чи приходять вам систематично повідомлення, які ви не читаєте… взагалі? Якщо так, час відпишіться від подібних розсилок! Ви можете зробити це або вручну, або за допомогою сервісу Unroll.me.

5. Архівуйте

Це правило, мабуть, найважливіше. Дуже багато людей при роботі з електронною поштою забуває про мегакорисну функцію архівації повідомлень.

Отож, щоразу як вам приходить нове повідомлення:

  • видаляйте його одразу після прочитання, якщо ця інформація не знадобиться вам у майбутньому;
  • або ж архівуйте повідомлення, якщо у ньому міститься важлива інформація (пізніше ви зможете його знайти, скориставшись функцією пошуку).

У папці “Вхідні” особисто я залишаю лише ті повідомлення, на які мені потрібно дати відповідь, і намагаюсь відповісти на них до кінця дня.

112714-christmas-mailbox-01

6. Підготуйте шаблони відповідей

Якщо вам часто (припустимо, по роботі) приходять однотипні повідомлення, на які ви зазвичай відповідаєте майже однаково, підготуйте шаблони відповідей на них. Просто скопіюйте текст відповіді у документ Word чи будь-який інший текстовий редактор та збережіть його. Шаблони також можна зберігати у “Чернетках” безпосередньо у вашій електронній скриньці. Це зекономить вам купу часу, адже наступного разу ви зможете просто скопіювати текст відповіді з шаблону, і вам не доведеться щоразу писати мейл спочатку.

7. Створюйте папки

Більшість поштових сервісів дозволяє створювати у електронній скриньці папки для сортування повідомлень. Скористайтесь цією можливістю – створіть кілька тематичних папок, наприклад, “Проект А”, “Відпустка”, “Відповісти до кінця тижня” тощо, і зберігайте туди усі необхідні вам повідомлення.

8. Перевіряйте електронну пошту у чітко визначений час

Якщо ви звикли перевіряти електронну пошту по кілька разів на годину, то вона може серйозно відволікати вас від більш важливих справ. Аби цього уникнути, виділяйте, скажімо, по півгодини зранку та ввечері на роботу з електронною поштою. Таким чином, ви не витрачатимете на мейли більше часу, ніж потрібно. А якщо ви належите до тих людей, які постійно забувають перевірити електронну пошту, то звичка робити це щодня у один і той же час стане для вас дуже корисною.

9. Користуйтесь автовідповідачем

Немає нічого гіршого, ніж, повернувшись з відпустки, побачити у своїй електронній скриньці сотні непрочитаних листів. Щоб уникнути цього, люди навіть готові регулярно перевіряти електронну пошту під час відпустки. Про що вони мабуть не здогадуються, так це про існування спеціальної функції “Автовідповідач”, яка доступна у всіх популярних поштових сервісах.

Все, що вам потрібно зробити, – це написати листа про те, що ви у відпустці і відповісте на усі повідомлення, коли повернетесь. А тепер налаштуйте, аби цей лист надсилався автоматично у відповідь на кожне нове повідомлення. Таким чином, за час відпустки ваша електронна пошта не надто вийде з-під контролю.

10. Використовуйте правило 2 хвилин

Скористайтесь порадою Девіда Алена: “Якщо відповідь на повідомлення займе у вас не більше 2 хвилин, зробіть це зараз. Не чекайте!”

Як бачите, у роботі з електронною поштою головне систематичність. Достатньо виробити у себе правильні звички – і вже за кілька днів вам вдасться постійно підтримувати папку вхідних повідомлень на нулі.

А які ваші особисті правила роботи з електронною поштою? Напишіть у коментарях, які лайфхаки допомагають вам підтримувати лад у поштовій скринці!

Автор:

Оля Сенич: Перекладач. Bullet Journalist. Людина, одержима лайфхакінгом, себто покращенням свого життя. Засновниця ресурсу про продуктивність та саморозвиток “ПОTRIBNE”.

comments powered by HyperComments